อาชีพนักประชุม

วันชัย ตันติวิทยาพิทักษ์

การประชุมเป็นเรื่องสำคัญในแต่ละองค์กร

การประชุมถือเป็นหัวใจให้พนักงานสามารถขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ทิศทางที่กำหนดไว้อย่างแม่นยำ

ผู้บริหารองค์กรที่เก่ง ส่วนหนึ่งสังเกตได้จากการจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพ โดยวัดได้จาก เวลาที่ใช้ในการประชุมไม่นานเกินไป มีวาระการประชุมชัดเจน  ควบคุมการประชุมให้กระชับ มีเป้าหมายว่าจะได้คำตอบหรือแนวทางบางอย่างหลังประชุมเสร็จ ฯลฯ

องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการประชุม จะมีข้อกำหนดชัดเจนให้ผู้เข้าประชุมต้องปฏิบัติตาม ถือเป็นหลักพื้นฐานในการประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผล

อาทิ  การตรงเวลาถือเป็นเรื่องซีเรียส  ใครไม่ตรงเวลา โดนลงโทษทันที

ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทำการบ้านวาระการประชุมอย่างละเอียด เพื่อถกเถียงกันในที่ประชุมได้อย่างกระชับ

ผู้เข้าร่วมประชุมต้องพูดเข้าประเด็น ไม่เยิ่นเย้อ

ประธานในที่ประชุมต้องจับประเด็นแม่น ตัดบทคนที่พูดจาน้ำท่วมทุ่ง

การประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกินสองชั่วโมง

มีข้อสรุปในที่ประชุม เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้เข้าใจ และนำไปปฏิบัติต่อได้

คือตัวอย่างของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และสามารถนำพาองค์กรให้ก้าวหน้าเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากประสบการณ์ของผู้เขียน แต่ละครั้งที่ประชุมในระดับผู้บริหาร จะสังเกตได้เสมอว่า คนที่เข้าร่วมประชุมมีสติปัญญาเป็นอย่างไร โดยดูได้จากเนื้อหาของอภิปรายว่าน่าสนใจหรือแหลมคมเพียงใด

บางคนพูดจายาวเหยียด จับประเด็นไม่ได้ ขอให้ได้พูดแต่ไม่แสดงความสามารถอะไรออกมา

              บางคนพูดสั้น ๆ สองสามประโยค แต่ประเด็นแหลมคม เห็นทางแก้ปัญหา น่าฟัง ชวนติดตาม

องค์กรที่มีประสิทธิภาพ จึงมักเลือกคนมาเป็นกรรมการหรือคนเข้าร่วมประชุมส่วนหนึ่งแบบไม่ยึดติดตำแหน่ง แต่ดูคุณสมบัติและความชำนาญของคนนั้น ๆว่าตรงกับความต้องการหรือไม่  เพราะอยากฟังการแสดงความคิดเห็นของคนเหล่านั้นที่มีความรู้ความสามารถจริง ๆ

ขณะที่คณะกรรมการที่แต่งตั้งโดยหน่วยราชการหรือองค์กรอิสระ มักจะเป็นกรรมการโดยตำแหน่งอาทิปลัดกระทรวงหรืออธิบดี แต่พอเข้าประชุมจริง คนเหล่านี้ที่เป็นกรรมการโดยตำแหน่งไม่ค่อยมา มักจะส่งตัวแทนมาร่วมประชุม ซึ่งส่วนใหญ่จะนั่งเงียบ ไม่แสดงความเห็นอะไร เพราะเป็นเพียงตัวแทน

ผู้เขียนสังเกตว่า หลายองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเอกชน หรือ องค์กรของรัฐ  มักจะเป็นองค์กรที่มีผู้บริหารจะใช้เวลาในการประชุมทั้งวัน วันละหลาย ๆ รอบ

               การประชุมแต่ละครั้งจะกินเวลายาวนาน เยิ่นเย้อ ปล่อยให้ผู้บริหารอภิปรายไปเรื่อย ๆ ไม่มีประเด็นอะไรเป็นแก่นสาร  ประธานในที่ประชุมก็ไม่เด็ดขาด หรือไม่ก็เกรงใจผู้อภิปรายจนไม่กล้าตัดบท

              พอประชุมเสร็จ  ก็จะไม่มีข้อสรุป เลขานุการในที่ประชุมมองหน้ากันว่าจะจดบันทึกการประชุมอย่างไร  และบางครั้งอาจจะนำวาระเดิมไปประชุมใหม่ในครั้งหน้า

              หรือหากในที่ประชุมไม่กล้าตัดสินใจอะไร ยังไม่กำหนดแผนงานออกมา ก็ใช้วิธีตั้งอนุกรรมการขึ้นมาร่างแผนงานที่เกี่ยวข้องแล้วค่อยนำมารายงานในที่ประชุมอีกครั้ง

อนุกรรมการชุดนั้น ก็ประกอบด้วยกรรมการชุดเดิมหลายคน และคนภายนอกอีกจำนวนหนึ่ง  ผู้บริหารเหล่านี้ก็จะมีการประชุมถี่เพิ่มมากขึ้นอีก หากขยันตั้งอนุกรรมการหลายชุด

องค์กรบางแห่งยังขยันตั้งอนุกรรมการขึ้นมาอีกชุด เพื่อประเมินว่า แผนงานที่อนุกรรมการร่างขึ้นมาใช้ได้หรือไม่

พอทำแผนงานเสร็จ ก็เก็บไว้ในแฟ้ม แทบจะไม่ได้นำออกมาปฏิบัติจริง ทำงานด้วยความเชื่องช้า วนเวียนกันไปมา

จนผู้ปฏิบัติงานมึนงงว่า องค์กรจะเดินหน้าได้อย่างไร ได้แต่แหงนตามองท่านผู้ทรงเกียรติทั้งหลายว่าเมื่อไรจะมีข้อสรุปเสียที  พวกกระผมจะได้รู้ว่าทิศทางข้างหน้าจะทำงานต่ออย่างไร

องค์กรที่ไร้ประสิทธิภาพหลายแห่ง จึงเต็มไปด้วยการประชุม ผู้บริหารหลายคนจึงไม่ต้องบริหารอะไร เพราะหมดเวลาไปกับการประชุมวันละหลายแห่งอย่างไร้ประสิทธิภาพ

มีเรื่องติดตลกว่า องค์กรบางแห่งประชุมกันบ่อยมาก  จนต้องมีวาระว่า “ครั้งหน้าจะประชุมเรื่องอะไรดี”

ผู้บริหารบางคน ยังมีตำแหน่งเป็นกรรมการที่ทำงานอื่น หรือเป็นตัวแทนขององค์กรไปร่วมประชุมข้างนอก  นานเข้า บ่อยเข้า หลายคนเคยชินกับการประชุมจนกลายเป็น “ชนชั้นประชุม” มีอาชีพประชุมอย่างเดียว

คนเหล่านี้รู้สึกว่า การเข้าร่วมประชุมทำให้รู้สึกว่าตัวเองเป็นคนสำคัญขององค์กรนั้นๆ  บางคนเป็นบอร์ด เป็นกรรมการหลายแห่ง จากการมีเส้นสาย หรือวิ่งเต้นหาผู้มีอำนาจ ยิ่งประชุมมากยิ่งรู้สึกตัวเองเป็น somebody

หลายคนประชุมบ่อยมาก จนแทบจะไม่มีความสามารถอะไรอื่น นอกจากประชุม และประชุม  แต่รับเบี้ยประชุมกันเพลิน  บางคนได้ค่าเบี้ยประชุมมากกว่าเงินเดือนตัวเองเสียอีก

บางคนอายุมากเกินไป แต่ไม่ยอมรับสังขารของตัวเอง สุดท้ายก็หลับคาห้องประชุม

หลายคนไม่รู้ตัวว่า ไม่มีความรู้ความสามารถพอจะมาแสดงความเห็นในที่ประชุมได้  แต่ก็สามารถเข้าประชุมได้เพราะ connection บางคนจึงใช้วิธี ก้มหน้านั่งเล่นไลน์ เล่นเฟสบุ๊ก หรือพลิกดูข่าวในออนไลน์ แทนที่จะมีสมาธิในการประชุม

หลายคนมาไม่ตรงเวลา เวลาประชุมก็แสดงความเห็นพอเป็นพิธี  บางคนอภิปรายไปเรื่อยๆ  ไม่มีประเด็นคมคาย  แค่ขอให้ได้พูด เพราะคิดว่ายิ่งพูดยิ่งคิดว่าตัวเองเป็นคนสำคัญ

เรียกกันว่า พวก  NATO หรือ  No Action Talk Only

หลายองค์กรจึงเสียเวลากับการประชุมทั้งวัน โดยไม่ได้อะไรจาก ชนชั้นประชุม เหล่านี้  วนๆไปแบบไม่มีข้อสรุป เพราะไม่กล้าตัดสินใจ

บางองค์กรเสียเวลาประชุมเป็นปี แต่ไม่ได้อะไรคืบหน้า  การแก้ปัญหาหลายอย่างจึงวนอยู่กับที่ นี้ไม่ไปไหนเสียที

ชนชั้นประชุมเหล่านี้คือตัวถ่วงความเจริญสังคม.ระบาดหนักไปทุกวงการ ตั้งแต่หน่วยงานรัฐ. บริษัท องค์กรอิสระ ไปจนถึงอาคารรัฐสภา

โดยเฉพาะบรรดาสว. ที่กำลังจะหมดอายุ ถือเป็นสวรรค์ของชนชั้นประชุม และเป็นสวรรค์ของคนที่ไร้ประสิทธิภาพ แต่มาได้ด้วย connection ล้วน ๆ

ตอนนี้บรรดาสว.เหล่านี้ก็เตรียมตัวจะหาตำแหน่งเป็นกรรมการหน่วยงานอื่น เพราะอยากเป็น somebody ในสังคมต่อไป แต่ทำอะไรไม่เป็นนอกจากประชุมและประชุม